Panelsamtal med Nacka kommuns inköpschef Sebastian Nordgren, och Värmdö kommuns upphandlingschef Viktor Morawski
Per Lejoneke, ordf. Företagarna Nacka Värmdö ledde samtalet.
Hur ser er omvärldsanalys ut när det handlar om omställningens möjligheter och utmaningar?
En ordentlig omvärldsanalys visar att inköp blir allt mer lokala på grund av pandemin, osäkert omvärldsläge och handelshinder. Vi behöver skapa beredskap för framtida kriser och tänka på hur vi kan nå målen i Agenda 2030 tillsammans med andra kommuner, myndigheter och privata företag. Offentlig sektor är mindre än 20% av BMP och privat sektor är mer än 80%, så vi behöver samarbeta för att nå målen. Dialog är viktigt och kan påverka marknaden, precis som när offentlig upphandling ledde till att marknaden ställde om till papper utan klor.
Kan kommunen ha en roll att vara vägledande när lokala företag ställer om – och hur i så fall?
Vi behöver ta ansvar tillsammans med företagen för att klara framtida kriser. Vi måste ställa krav på en rimlig nivå, så att vi både matchar företagen och stimulerar deras utveckling. Vi kan föregå med gott exempel genom att bygga en infrastruktur som företagen kan haka på. Detta gör oss som kommun till en stabil faktor, som alltid kommer att finnas där, oavsett vad man tycker om oss som kommun. Vi kan också ha ett annat tidsperspektiv än företagen, vilket gör att vi kan titta på långsiktiga lösningar som är viktiga för oss och för våra medborgare. Kraven från medborgarna på miljövänliga lösningar är höga, och vi måste göra det tillsammans med marknaden i ett tempo som fungerar för oss båda.
Om vi tittar mer övergripande på den nära lokala marknaden, vad ser ni då som de främsta faktorerna för detta? Hur kan vi komma dit?
Vi kan påverka kommunens egna inköp för att gynna mindre och lokala företag. Politiken styr vad vi ska göra och vilka krav vi ska ställa. Vi behöver tänka på hållbarhetsfrågor, men politikerna kan ändra riktning. Det tar tid att ställa om och det kan finnas nya lösningar som vi inte har tänkt på. Vi behöver tänka holistiskt och inte bara titta på vad vi gör i vår egen kommun, utan också vad som händer i hela Stockholm, Sverige och norra Europa. Vi behöver ha tid för att spana på omvärlden och hitta nya lösningar från andra länder.
Jag tänker inte på de 20% – jag tänker på det 100%en?
Nacka kommun bygger mycket just nu, men det kan vara bättre att titta på andra städer och kommuner som också bygger mycket. Vi har många privata företag som levererar tjänster till medborgarna, så det är viktigt att vi också tänker på dem när vi planerar våra inköp och upphandlingar. Dessa företag är ofta det ansikte utåt som medborgarna ser, även om det är kommunen som står bakom tjänsten.
Känner ni till några bra förebilder från andra platser?
Vi har många verktyg för att göra våra upphandlingar mer effektiva. Vi bygger mycket och samarbetar med leverantörer för att göra det på ett mer miljövänligt sätt. Detta är en utmaning för alla kommuner, och vi behöver samarbeta för att hitta lösningar. Att prata med lokala företag är viktigt för att förstå deras behov och erbjuda dem möjligheter att komma in på den offentliga marknaden. Vi vill ha utveckling i våra affärer och följer upp leverantörerna för att få del av den. Det är viktigt att ha längre avtalstider och funktionskrav för att kunna anpassa oss till nya lösningar. Vi tror att agil utveckling och samverkan är nyckeln till framgång.
Finns det några internationella förebilder?
Jag har hört att OPS-lösningar, som användes för Nya Karolinska, var inspirerat av Holland och England där det har varit framgångsrikt. Holland är ett handelsland och har alltid varit duktiga på innovationer. De har inte mycket naturresurser, så de har alltid varit innovativa. Det är viktigt att genomförandet av lösningarna är bra, inte bara själva upphandlingen. Holland har också varit duktiga på att införa nya lösningar inom IT-området på ett spännande sätt.
Har ni några råd till de företag som vill ligga i framkant i detta?
Att vara hållbar i både miljömässigt och socialt hänseende är nu en viktig del av affärsvärlden. För att vara konkurrenskraftig måste man vara i framkant och hålla hög kvalitet på sina produkter eller tjänster. Att ha en bra dialog mellan företag och samhället är också viktigt. Vi måste våga prata med varandra och företag måste våga närma sig samhället, även om det ibland kan vara svårt att prata om vissa ämnen. Det finns en bit kvar innan vi når dit vi vill vara, men vi måste fortsätta arbeta tillsammans för att göra det möjligt.
Men vad är en sådan dialog – vad kan den handla om?
Vi behöver lära oss mer om vad de lokala företagen producerar och var de finns. Det kan vara saker vi inte ens tänker på att köpa in. Genom att ändra hur vi gör upphandlingar kan vi öppna upp för fler lokala lösningar. Vi behöver höja vår kunskapsnivå om de lokala företagen och välkomnar alla typer av dialog för att lära oss mer.
Kan man se det som ett ömsesidigt lärande?
Det är viktigt att ha dialog mellan företag och kommunen för att kunna utvecklas tillsammans. Våra två kommuner har många företag och det kan vara svårt att veta vad de behöver för att kunna utvecklas, men en grundregel är att man måste vara konkurrenskraftig för att kunna vinna upphandlingar. Kommunen har anordnat upphandlingsskolor för att hjälpa företag att bli leverantörer till offentlig sektor och det är också viktigt att ha en löpande kontakt och våga utmana kommunen utanför upphandlingarna. Företagarna och Svenskt Näringsliv är aktörer som kan hjälpa till med dialogen och kanalisera åsikter från företagare till kommunen. Kommunen bjuder in till dialog men behöver ha det organiserat för att kunna hantera alla företagare på ett effektivt sätt.
Har ni några viktiga erfarenheter när det fungerat mindre bra?
Om vi inte har en bra kontakt med våra leverantörer och samarbetar som människor i organisationerna, blir värdet på det vi får till en högre kostnad sämre. Men om vi har en bra kontakt och samarbete kan vi få fler värden till en lägre kostnad.
Är det en erfarenhet ni har från kommunen?
Ibland fungerar inte samarbetet mellan oss och våra leverantörer. Det kan leda till reklamationer eller att vi avslutar samarbetet. Men om vi har en bra dialog och förhandlar så kan vi lösa problemen. Det kan också bero på att vi inte förstod varandra ordentligt från början. Därför är det viktigt för oss att ta tid och vara tydliga med vad vi behöver och vad marknaden kan erbjuda. Om vi gör det så blir det oftast bra, även om vi kan behöva diskutera pengar.
Hur kan företagen som anbudsgivare bli bättre?
För att vara säker på att man lämnar in rätt anbud till en upphandling är det viktigt att läsa allt noga och svara på alla frågor korrekt. Använd Frågor&Svars-funktionen för att ställa frågor och förtydliga vad som förväntas av anbudet. Det är också viktigt att vara noggrann för att undvika att missa något, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Därför är det bäst att ställa frågor tidigt för att få möjlighet att justera om det behövs. Det är frustrerande för både köpare och säljare när anbud måste förkastas på grund av slarvfel, och det hindrar goda affärer från att ske.
Var kan ni kommuner bli bättre?
Jag tror att vi behöver göra det enklare för oss själva när vi upphandlar mindre varor eller tjänster. Istället för att använda samma mall som för större upphandlingar kan vi anpassa underlagen och skala ner kraven på leverantörerna och varorna/tjänsterna som ska upphandlas. Det är viktigt att göra en marknadsanalys innan vi går ut och upphandlar och ta dialogen med leverantörerna för att se om våra krav är rimliga. Genom att ha mer funktionskrav och lämna det öppet för leverantörerna att lämna en bra tjänst kan vi få bättre och mer effektiva lösningar.
Men det viktigaste är att vi följer upp leverantörerna och inte bara avslutar avtalet och sedan glömmer bort dem. Avtalet är bara början på en relation och det är när värdet ska levereras som vi behöver prata, justera och anpassa oss. Genom att vara öppna för att ändra något för att få en effektivare leverans och få till affärsutvecklingen kan vi göra mycket bättre affärer. Det är en utmaning för många offentliga och privata upphandlare att få till den affärsutvecklingen som en del i affärsuppföljningen, men det är viktigt för att få ut det mesta av våra upphandlingar.
Hur kan ni då framåt vara behjälpliga i det här?
Om du är intresserad av att ha en dialog kring upphandlingar och vad som händer i kommunen, så bjud in oss på inköpssidan. Vi tycker det är viktigt att skapa en dialog och bygga upp kunskapen tillsammans. Vi jobbar kategoristyrt och vill utveckla vår kompetens inom det område vi ska köpa in. Det är viktigt att ha med kollegorna från verksamheten i upphandlingsteamet för att skapa bra lösningar för alla. Vi vill ha en relation till kollegorna internt och utmana dem på till exempel miljöområdet. Vi följer också de policys och inriktningar som politikerna har bestämt.